敏腕PMブログ

プロジェクトマネージャーの仕事で「報告」って結構多いですね。
お客様への進捗報告だったり、自分の上司への状況報告だったり。

例えばECサイト構築プロジェクトのテストフェーズで、
「テストの進み具合はどう？」
という質問を上司からされたとします。

Ａさんの回答
「やばいですねー。間に合わないです。バグも収束しないんですよー。人が足りないですね。」
Ｂさんの回答
「やばいですねー。1ヶ月後に完了予定のテストパターン1000個のうちまだ100個しか消化してません。
バグも50個未解決のものが1週間前から溜まってます。最後の2週間だけ1名要員追加したいです。」

AさんもＢさんも言っていることは同じ。
でも質問したほうからすると、Ｂさんの回答のほうが分かりやすいです。
なぜかと言うと、数値で報告されているので、質問した側は、定量的な判断ができるのです。

「報告は数値で行う」
これは鉄則です。
プロジェクトの状況は必ず「数値」に反映されます。
具体的には、「売上」と「キャッシュフロー」の2点をしっかり管理して報告していれば、
プロジェクトの中身が分からなくても状況は見えてきます。
会社の内部が分からなくても財務諸表に状況が現れるのと似ています。

報告される立場から言うと、数値で答えられる質問をするというのも重要です。
プロマネはいつもメンバーから報告される立場ですしね。

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今日はちょっとおもしろいなーという光景を見かけたのでそれを書きます。
弊社は地下鉄千代田線の根津駅にあります。

その根津駅で電車を降りてから地上に上がるまで、
これまで1ヶ月くらいエスカレーターが工事中で
いつも階段を使わなければなりませんでした。

今日も電車を降りたら他の人はみんないつもどおり階段をあがっていくのですが、
ぼくはエスカレーターが工事中になっていないことに気がつきました。

僕がエスカレーターを使うと、僕より後ろにいた人はみんなエスカレーターのほうに
ついてきました。
一方、僕より前を行く人は、みんな階段を使っていました。
エスカレーターが使えることに気づかなかったのでしょう。

僕が気づいたことがすごいとかではなく、
・階段しか使えないと思い込んでいる
・誰かがエスカレーターを使ったら自分も使う
という行動が見えて、おもしろいなーと思いました。

世の中当たり前と思っていたことが実際はそうでなかったり、
自分にとって良くない選択を習慣化してしまっていたり、
そんなことがあると思うのですが、改めて仕事でも気をつけないと、
と感じました。

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さて、今日は弊社の社員にブログに書いてほしいネタを聞いてみました。
そこで出たお題が「仕事に取り掛かる上で何を考えて始めるのか」です。
これ、重要ですね。

ではズバリ何を考えているかですが、
その仕事で「成果が出た」状態はどんな状態かを考える、ですね。
・売上が上がった
・コストが下がった
・お客さんが喜んでくれた
・次のフェーズの契約が取れた
等々色々とあるのですが、自分の中で「成果」を定義します。

その次に、成果を80点、100点、120点の3段階くらいに分けます。
・80点 ⇒ 必ず達成しなければならない成果
・100点 ⇒ お客様に喜んでもらえる成果
・120点 ⇒ お客様に驚かれる成果
のイメージです。

もちろん狙うは120点です。
80点と100点の違い、100点と120点の違いはどこから来るかと言うと
ちょっとした気遣いだったり、自分のがんばりだったり、メンバーの協力だったりします。
いかによく考えて行動したか、ともいえます。

プロジェクトが終わったときにお客さんが
100点の成果だったら拍手をしてくれます
120点の成果だったらスタンディングオベーションをしてくれます
一度スタンディングオベーションを味わうと、必ずもう一回味わいたいと思います。
オーケストラやオペラの出演者の気分ですね。

120点の成果は成功体験となり、1度成功体験を得た人は、また次の成功体験を
得るためにがんばります。
同じやり方では満足できず、またさらに創意工夫を持って仕事に取組みます。

といったことを考えて、仕事に取り掛かってます。
自分だけでなく、メンバーにも成長してもらうには、
成功体験を得てもらうのが一番いいと思います。

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お客様は何らかの課題があるので仕事を外部に依頼します。
なのでプロジェクトは課題解決の連続です。
プロジェクトマネージャーは課題解決の責任者です。

課題解決の第一ステップはまず課題を定義することです。
これが意外に難しい。
例えばECサイトをリニューアルしたいお客様の場合、
課題は何かしらあるのでしょうが、
・売上が思うように伸びない
・サイト内で商品が検索しずらい
・そもそもサイトへのアクセス数が少ない
といったように、多岐に渡ります。

忘れてはならないのが、課題は定義しっぱなしではいけません。
課題には必ず解決策がセットになります。
「売上が思うように伸びない」という課題を定義するなら、
「売上げを伸ばす」解決策も提示できなければならない。

弊社で大切にしている言葉で、
・できない理由ではなく、できる理由を考える
というのがあります。
・課題を定義するだけではなく、解決策を考える
というのと同じです。

「○○という理由だから△△ができません」
ではなく、
「○○という課題がありますが、□□によって解決は可能です」
という発想と行動が大事です。

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「強かさ」
これ、何と読むか分かりますか？
僕も最初漢字でこう書くのは知らなかったのですが、
「したたかさ」と読みます。

辞書で意味を調べたところ、
１ 粘り強くて、他からの圧力になかなか屈しないさま。しぶといさま。「世の中を―に生きる」「―な相手」
２ 強く、しっかりしているさま。「―な後見役」「―な造りの家」
３ 強く勇猛であるさま。
だそうです。

プロジェクトマネージャーは”したたか”でないといけないですね。
ここでのしたたかは辞書どおりの「強い」にプラスして、
「しぶとい」「一筋縄ではいかない」というイメージも含みます。
時にはステークホルダーとのハードな交渉を強いられる場面もありますので、
そういうときには、ポジティブさや責任感だけではなく、したたかさ
という部分が重要になってきます。

ビジネスの場では「いい人」だけでは成り立ちません。
外部と折衝する仕事は「したたかな」人間なら安心して任せられます。
なかなか伝えるのは難しいのですが、重要な要素だと日々感じます。

私が以前いた会社では、「明るく、元気に、したたかに」
というスローガンがありました。
よく考えられているなー。と思います。

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・相手の言っていることが理解できない
・こちらの意見が伝わらない
・勘違いされてしまった
等々の「ミスコミュニケーション」は日々起こるものです。

特にお互い知り合ってから歴史が浅いと起こりますね。
「あの人とは価値観が違うから仕方がない」
とあきらめるのは簡単ですが、仕事だとそうも言ってられません。

ミスコミュニケーションをなくしていくことも
プロジェクトマネージャーの重要な仕事の一つです。

僕がよくミスコミュニケーションに出会ったときに考えるのは、
なぜ自分と相手の考え方が違うのか？
という部分です。
目の前の議論で意見が食い違っていても、その事象だけに絞るのではなく、
もっと範囲を広げて原因を探ります。

・幼少期の体験
・家族構成
・経験してきた会社のカルチャー
・今までの仕事スタイル
・仕事とプライベートのバランス
・モチベーションの源泉
等々ざーっと思い浮かぶ部分を挙げて、相手が「なぜその考えや行動に至るのか」
を探ります。

「なるほどそういう考え方の人もいるんだなー」
の連続ですね。
これをずっと続けていくと自分が歳を重ねるごとにより多くの人を理解できるようになる
気がしてちょっと未来が楽しくなります。

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